Hata 1: Manuel Stok Takibi

Birçok küçük veteriner kliniği hala Excel tablolarıyla veya kağıt defterlerle stok takibi yapıyor. Bu yöntem, insan hatasına açıktır ve gerçek zamanlı stok durumunu göstermez. Manuel kayıtlar, sayım hataları, unutulan güncellemeler ve kayıp kayıtlar nedeniyle güvenilir değildir. Ayrıca, stok sayımı yapmak zaman alıcıdır ve personel kaynaklarını tüketir. Çözüm olarak, bulut tabanlı stok yönetim yazılımı kullanmak, her işlem anında kaydedilir ve stok seviyeleri otomatik güncellenir. Barkod veya RFID sistemleri, stok girişi ve çıkışını hızlandırır ve hata oranını minimize eder.

• Bulut tabanlı stok yönetim yazılımı kullanın
• Barkod/RFID ile otomatik stok takibi
• Gerçek zamanlı stok seviyesi görünürlüğü
• Otomatik stok güncellemeleri

Hata 2: Son Kullanma Tarihlerini İhmal Etmek

Veteriner ilaçları ve aşıları için son kullanma tarihleri kritiktir. Süresi geçmiş ürünler hem hasta güvenliği açısından risk oluşturur hem de mali kayıptır. Birçok klinik, son kullanma tarihlerini takip etmek için yeterli sisteme sahip değildir ve ürünlerin süresi geçtikten sonra fark edilir. Bu, hem yasal sorumluluk hem de maliyet açısından sorunludur. Çözüm: Stok yönetim sisteminizde son kullanma tarihi takibi yapın ve otomatik uyarılar ayarlayın. FEFO (First Expired, First Out) prensibini uygulayın; yani süresi en yakın olan ürünleri önce kullanın. Düzenli stok denetimi yaparak, süresi yaklaşan ürünleri belirleyin ve kullanım önceliğini ayarlayın.

Hata 3: Aşırı veya Yetersiz Stok

Aşırı stok, nakit akışını bağlar ve depolama maliyetlerini artırır. Ayrıca, ürünlerin son kullanma tarihi geçme riskini artırır. Öte yandan, yetersiz stok, kritik durumlarda ilaç veya malzeme bulunmamasına yol açar ve hasta bakımını olumsuz etkiler. Doğru stok seviyesini belirlemek için talep tahmini yapın. Geçmiş kullanım verilerini analiz edin, mevsimsel değişiklikleri göz önünde bulundurun ve tedarikçi teslimat sürelerini hesaba katın. Güvenlik stoğu (safety stock) belirleyerek, beklenmedik talep artışlarına karşı hazırlıklı olun. Otomatik sipariş noktası (reorder point) sistemleri, stok kritik seviyeye düştüğünde otomatik olarak sipariş oluşturur.

• Geçmiş kullanım verilerini analiz edin
• Güvenlik stoğu belirleyin
• Otomatik sipariş noktası sistemleri
• Mevsimsel talep değişikliklerini hesaba katın

Hata 4: Tedarikçi Yönetimi Eksikliği

Birden fazla tedarikçi kullanmak, fiyat karşılaştırması ve tedarikte çeşitlilik sağlar, ancak iyi bir tedarikçi yönetimi sistemi olmadan kaotik hale gelebilir. Tedarikçi performansını izleyin; teslimat süreleri, ürün kalitesi, fiyat istikrarı ve müşteri hizmeti gibi faktörleri değerlendirin. Tedarikçi skorlaması yaparak, en güvenilir ve maliyet etkin tedarikçileri belirleyin. Ayrıca, sözleşme yönetimi, fatura takibi ve ödeme planları gibi süreçleri de otomatikleştirin. İyi bir tedarikçi ilişkisi, özel indirimler, öncelikli teslimat ve esnek ödeme koşulları gibi avantajlar sağlar.

Hata 5: Stok Sayımı Yapmamak

Düzenli stok sayımı yapmamak, sistemdeki kayıtlar ile fiziksel stok arasında tutarsızlıklara yol açar. Bu, hırsızlık, kayıp, bozulma veya yanlış kayıt gibi nedenlerden kaynaklanabilir. Periyodik stok sayımı (örneğin, aylık veya üç aylık) yaparak, tutarsızlıkları tespit edin ve düzeltin. Döngüsel sayım (cycle counting) yöntemi, her gün veya her hafta küçük bir stok bölümünü sayarak, tam envanter sayımının yükünü azaltır. Stok sayım sonuçlarını analiz ederek, sık karşılaşılan sorunları belirleyin ve önlem alın.

Hata 6: Depolama Organizasyonu Eksikliği

Dağınık ve düzensiz bir depo, stok arama süresini artırır ve hata oranını yükseltir. Ürünleri mantıklı kategorilere ayırın (örneğin, aşılar, antibiyotikler, cerrahi malzemeler) ve etiketleyin. Sık kullanılan ürünleri kolay erişilebilir yerlere koyun. FEFO prensibi için, süresi yakın olan ürünleri önde, yeni ürünleri arkada saklayın. Sıcaklık ve nem kontrolü gerektiren ürünler için uygun depolama koşulları sağlayın (örneğin, buzdolabı, serin ve kuru ortam). Düzenli depo temizliği ve organizasyonu, verimliliği artırır.

Hata 7: Veri Analizi Yapmamak

Stok verileri, klinik performansı hakkında değerli bilgiler sunar, ancak birçok klinik bu verileri analiz etmez. Hangi ürünlerin en çok kullanıldığını, hangi dönemlerde talebin arttığını, hangi ürünlerin karlı olduğunu analiz edin. Stok devir hızı (inventory turnover) metriği, stoğunuzun ne kadar hızlı kullanıldığını gösterir. Düşük devir hızı, aşırı stok veya talep eksikliğini işaret eder. Yüksek devir hızı ise stok yetersizliği riskini gösterebilir. ABC analizi yaparak, yüksek değerli ürünleri (A kategorisi) daha sıkı takip edin. Veri tabanlı kararlar, stok yönetimini optimize eder ve maliyetleri düşürür.